В единой базе данных представлены документы следующих архивов:
Государственный архив Псковской области - ГКУ ПО «ГАПО»
Государственный архив в г. Великие Луки - ГКУ ПО «ГАВЛ»Государственный архив новейшей истории Псковской области - ГКУ ПО «ГАНИПО»
Государственный архив документов по личному составу Псковской области - ГКУ ПО «АДЛСПО»
Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов Псковской области - ГКУ ПО «ГАСФАДПО»
Единая база данных всех архивов региона ведётся под управлением ПИК КАИСА-Архив.
При этом обеспечено:
· Формирование единого электронного каталога всех архивов региона
· Интернет-представление единого электронного каталога всех архивов региона.
· Создание единого хранилища электронных документов и цифровых копий архивных документов.
· Единый читальный зал всех архивов региона
· Единый НСА архивов региона, включающий электронные описи всех архивов региона, Путеводитель по фондам архивов региона, схемы классификации СЕК и ЕКДИ, географический указатель, учетные справочники (виды документов, виды фондов, виды доступа и др.), объединенный именной указатель всех архивов региона.
· Единый региональный центр для обслуживания социально-правовых и тематических запросов физических и юридических лиц
· Единая справочная система по местам хранения документов по личному составу
· Централизованная передача всех учетных данных для ежегодной отчетности по архивам региона в ПК Архивный фонд и в Центральный фондовый каталог.
· Размещение в единой базе данных архивов региона всех ранее созданных архивами электронных информационных ресурсов
При этом:
· Поддерживается разделение доступа к базе данных: каждый архив региона работает в единой базе данных только со своими документами: фондами, описями, делами, НСА. Обеспечивается разделение доступа для сотрудников каждого архива: ему доступны только те материалы, с которыми он может работать в соответствии с должностной инструкцией.
· Для каждого архива поддерживается автоматизация деятельности всех основных подразделений.
Директорам архивов не нужно ломать голову над тем, как привлечь квалифицированных технических специалистов для развёртывания и обслуживания собственного компьютерного хозяйства.
Серверное оборудование, сетевой доступ и техническое обеспечение – общие для всех архивов региона обслуживаются одним специализированным подразделением. Администрирование базы данных и сопровождение программного обеспечения осуществляются службой технической поддержки компании «Альт-Софт» удалённо по защищённому каналу.